TITELTHEMA
Gemeinsam besser kommunizieren
Prisma Wie neue Kommunikationsmaßnahmen heute im Alltag Wirkung zeigen und an welchen Stellen noch Optimierungsbedarf besteht. _es
Die Kommunikation in die Märkte wurde im vergangenen Jahr gezielt weiterentwickelt und neu strukturiert. Viola Baumgarten, Projektmanagerin Clearingstelle, und Kaufmann Simon-Martin Ponzer berichten, welche Herausforderungen es gab und welche Verbesserungen spürbar sind.
ECHO! Was hat euch vor dem Projekt „Prisma“ gestört? Welche Herausforderungen gab es damals?
Viola Baumgarten Früher fehlten uns häufig fachbereichsübergreifende Abstimmungen. Informationen aus der Zentrale wurden über verschiedene Kanäle geteilt, wodurch es oft zu Doppelkommunikation kam. Dadurch, dass Inhalte mehrfach ausgespielt wurden, entstand außerdem Unsicherheit darüber, welche Botschaft gerade aktuell und wirklich relevant ist.
Simon-Martin Ponzer Da kann ich nur zustimmen. Gleichzeitig haben wir gemerkt, dass auch die Art und Weise, wie Inhalte kommuniziert wurden, nicht optimal war. Oft waren sie zu lang, zu kompliziert oder wurden zu ungünstigen Zeitpunkten geteilt. An der einen oder anderen Stelle wurde zu selten aus der Sicht des Empfängers gedacht. Das hat in den Märkten für Frustration gesorgt.
ECHO! An diesen Problemen setzt das Projekt „Prisma“ an. Welche Maßnahmen wurden beschlossen und eingeführt?
VB Das Projekt „Prisma“ richtete sich an verschiedene Bereiche. Im Arbeitspaket Kommunikation wurden die KommUnity, der KommPass und das KommForum eingeführt. Diese Maßnahmen sorgen für mehr Orientierung, schaffen klare Zuständigkeiten und etablieren verbindliche Kommunikationsprozesse. Das KommForum bietet uns zum Beispiel die Möglichkeit, noch näher an den Meinungen und Bedürfnissen der Marktchefs zu sein. So können wir ihre Perspektiven direkt aufgreifen und in die Weiterentwicklung unserer Kommunikation einfließen lassen.
SMP Im Rahmen der Entwicklung dieser Maßnahmen haben wir uns intensiv mit jedem einzelnen Kanal auseinandergesetzt. Durch den KommPass ist jetzt klar definiert, welche Ziele die jeweiligen Kanäle verfolgen und wofür sie eingesetzt werden. In der KommUnity gelingt es, aus dem Blick in die Vergangenheit Optimierungspotenziale für die Zukunft zu entwickeln und zu erkennen, was alle Beteiligten besser machen können.
Viola Baumgarten, Senior Projektmanagerin Clearingstelle, Köln
>Gute Kommunikation darf kein einmaliges Projekt bleiben, sondern muss zum festen Bestandteil der täglichen Zusammenarbeit werden.<
ECHO! Welche Veränderungen spürt ihr nun im Alltag?
SMP Wir merken, dass die Anzahl der myInfo-Beiträge zurückgegangen ist. Gleichzeitig haben wir den Eindruck, dass Informationen inzwischen präziser formuliert werden und die Anhänge kompakter sind. Generell zeigt sich, dass die Fachbereiche geschult wurden und frühere Fehler beziehungsweise unglückliche Kommunikationsweisen deutlich seltener auftreten.
VB Wir sehen bereits an mehreren Stellen, dass die eingeleiteten Maßnahmen Wirkung zeigen und die Kommunikation spürbar besser funktioniert. Bei Termineinladungen zum Beispiel erleben wir inzwischen mehr Sicherheit und Verlässlichkeit. Gemeinsam haben wir festgelegt, über welche Wege Einladungen für wichtige Termine versendet und welche Vorlaufzeiten dabei eingehalten werden sollen. Insgesamt ist die Kommunikation stärker in den Fokus gerückt und hat deutlich an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig hat sich ein gemeinsames Verständnis dafür entwickelt, was gute Kommunikation ausmacht.
ECHO! Wie blickt ihr in die Zukunft – und wo seht ihr noch Verbesserungspotenzial?
VB Ich wünsche mir, dass wir es schaffen, unsere Kanallandschaft zu reduzieren. Außerdem erleben wir nach wie vor, dass Kommunikation nicht immer frühzeitig in Prozesse eingebunden wird. Dadurch werden Informationen nicht immer zum optimalen Zeitpunkt abgestimmt und geteilt. Der zeitliche Aspekt der Kommunikation muss dementsprechend noch besser werden. Gleichzeitig braucht es Kontinuität sowie die aktive Beteiligung aller zentralen Fachbereiche, damit die neuen Regeln nachhaltig gelebt werden.
SMP Unser gegenseitiges Commitment muss noch stärker werden. Zum einen sind all die gefragt, die Kommunikation empfangen – hier wünschen wir uns mehr Offenheit. Zum anderen sind auch diejenigen gefordert, von denen die Kommunikation ausgeht. Sie sollten noch stärker aus Nutzersicht denken und Inhalte kompakter sowie klarer formulieren. Wichtig ist, dass sich im ersten Schritt jeder seiner Kommunikationsrolle bewusst ist. Andernfalls braucht es oft mehrere Anläufe, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Wenn beispielsweise eine erste myInfo sehr gut aufbereitet ist und die Märkte die Inhalte entsprechend umsetzen, ist alles klar und es sind keine weiteren Schleifen nötig. Abschließend gilt: Beide Seiten sind gefragt, auch die Perspektive des anderen einzunehmen. Denn hinter jeder Kommunikation steht das Ziel, die Märkte sinnvoll und relevant zu informieren.
KommUnity ist ein interdisziplinäres Kommunikationsteam aus nationalem Vertrieb (Clearingstelle), Kommunikation Kaufleute und Unternehmenskommunikation. KommUnity fungiert als zentrale Anlaufstelle für Fachbereiche bei allen Fragen rund um das Thema Kommunikation.
KommPass ist eine Kommunikationsrichtlinie, die als verbindlicher Rahmen für die regions- und bereichsübergreifende Kommunikation zwischen Vertrieb, Fachbereichen sowie Kaufleuten und Märkten gilt. KommPass bietet einen Überblick über alle Kanäle und definiert deren Einsatzbereiche.
KommForum ist ein Gremium, ähnlich wie TEK, das aus Vertrieb (Clearingstelle), Kommunikation Kaufleute, Unternehmenskommunikation sowie Kaufleuten aus allen Regionen besteht. Quartalsweise wird über strategische Kommunikationsthemen, bevorstehende Projekte, Themen und Wünsche der Kaufmannschaft gesprochen.
Simon-Martin Ponzer, Kaufmann REWE Südwest und Mitglied im KommForum
>Je besser Inhalte aufbereitet sind und je treffsicherer der gewählte Kanal ist, desto höher sind der Informationsstand und die Umsetzungsquote in den Märkten.<
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